Royal Business School

KHÓA HỌC - PHONG CÁCH XÃ GIAO CHUYÊN NGHIỆP TRONG KINH DOANH

Phong cách xã giao chuyên nghiệp trong kinh doanh là một bộ các quy tắc bất thành văn hướng dẫn hành vi giao tiếp tại nơi làm việc. Khóa học này được thiết kế nhằm giúp nhà quản lý nâng cao tác phong chuyên nghiệp khi quản lý cấp dưới và giao dịch với các đối tác kinh doanh ngoài công ty. Chúng ta sẽ xác định các kiểu giao dịch khác nhau và cách giao tiếp với người khác để dần dần nâng cao sự tự tin của bản thân. Chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý những tình huống khó khăn khi có trục trặc xảy ra và cách đạt được kết quả cuối cùng hài hòa và có lợi.

Giáo sư David Robinson

Đại học California, Berkeley

Thời gian: 08:30-12:00

Ngày: 10/05-14/05/2010

Giới thiệu giảng viên:

Giáo sư David Robinson là giảng viên Marketing cao cấp của Trường Kinh Doanh Haas tại Berkeley. Ông nhận bằng Tiến sĩ ở Đại học Brown, bằng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh tại Đại học Bắc Carolina, Chapel Hill, và nhiều bằng khác tại Oxford và Durham ở Anh. Hàng năm, có hơn 1000 sinh viên tại Berkeley theo học các lớp về Nguyên tắc Kinh doanh và Marketing do ông giảng dạy. Ông đã giảng dạy tại Đại học Stanford và Royal Business School tại Việt Nam từ năm 2005. Cuốn Giáo trình về Phong cách xã giao chuyên nghiệp trong kinh doanh của ông được tái bản lần ba và được sử dụng trong các trường kinh doanh trên toàn Hoa Kỳ.

Mục tiêu khóa học:

Phong cách xã giao chuyên nghiệp trong kinh doanh là một bộ các quy tắc bất thành văn hướng dẫn hành vi giao tiếp tại nơi làm việc. Khóa học này được thiết kế nhằm giúp nhà quản lý nâng cao tác phong chuyên nghiệp khi quản lý cấp dưới và giao dịch với các đối tác kinh doanh ngoài công ty. Chúng ta sẽ xác định các kiểu giao dịch khác nhau và cách giao tiếp với người khác để dần dần nâng cao sự tự tin của bản thân. Chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý những tình huống khó khăn khi có trục trặc xảy ra và cách đạt được kết quả cuối cùng hài hòa và có lợi.

Ngoài ra, chúng ta sẽ nghiên cứu cách kèm cặp nhân viên để liên tục cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng và cộng sự của họ.

Mục tiêu cụ thể:

Kiến thức

Vào cuối khóa học, các bạn sẽ biết những khái niệm sau đây:

1. Hiểu vai trò của nghi thức giao tiếp trong kinh doanh

2. Biết những khác biệt về nguyên tắc giữa văn hóa Việt Nam và Phương Tây và những khác biệt này ảnh hưởng đến các giao dịch kinh doanh như thế nào

3. Có thể định  nghĩa khái niệm tác phong chuyên nghiệp

4. Biết cách lên kế hoạch sử dụng hiệu quả các chuyến tham quan công ty của bạn và tham quan công ty khác

5. Hiểu các loại giao tiếp khác nhau

6. Biết các kênh truyền thông khác nhau và khi nào thì sử dụng loại nào

7. Hiểu định dạng thư và email được mọi người chấp nhận

8. Nhận ra các loại thuyết trình khác nhau: Cung cấp thông tin và Thuyết phục

9. Xác định những tình huống: “tin xấu” và cách thức xử lý chúng

10. Biết cách tránh xung đột tại nơi làm việc và xử lý những khó khăn khi chúng nảy sinh

11. Nhận diện những loại sự kiện xã hội khác nhau trong kinh doanh và hiểu mục đích của chúng

12. Biết nghi thức chiêu đãi trong kinh doanh khi bạn là khách và khi bạn đãi tiệc

13. Hiểu các chuẩn mực văn hóa về tặng và nhận quà.

Kỹ năng

Mục tiêu không chỉ nhằm truyền đạt kiến thức—mục tiêu của chúng tôi là cải thiện các kỹ năng cá nhân của bạn như sau:

1. Giúp bạn tự tin tự giới thiệu bản thân trước những người không quen

2. Cải thiện kỹ năng giới thiệu đối tác kinh doanh với nhau

3. Phát triển kỹ năng tiếp tục trao đổi liên lạc với những công ty khác

4. Xây dựng kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả

5. Tự tin thuyết trình bằng PowerPoint

6. Dạy bạn cách phát triển mối quan hệ làm việc hiệu quả với các nhà quản lý có phong cách khác nhau

7. Cung cấp cho bạn công cụ giải quyết các xung đột tại nơi làm việc và giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn

8. Đào tạo bạn cách quản lý quy trình công việc và mức độ căng thẳng trong suốt ngày làm việc

9. Giúp bạn lập kế hoạch cải thiện phong thái chuyên nghiệp và dần dần xây dựng một bộ sưu tập trang phục công sở

10. Nâng cao sự tự tin khi giải quyết các vấn đề khó của các sự kiện xã hội: Cách thức vừa ăn vừa nói chuyện, uống rượu có chừng mực

11. Minh họa cách thức cách lập kế hoạch phát triển sự nghiệp

Lịch học:

Ngày 1

• Tìm hiểu về văn hóa và sự khác biệt giữa văn hóa kinh doanh và các kiểu tương tác xã hội

• Những khác biệt giữa văn hóa kinh doanh phương Tây và Việt Nam

• Hệ thống cấp bậc và khoảng cách xã hội, mức độ trang trọng

• Khái niệm “Thể diện”

• Ý nghĩa của tác phong chuyên  nghiệp

• Tác phong chuyên nghiệp còn hơn cả “chuyên gia”

• Các nhân tố thành công chính: Cam kết và tự chỉ đạo, dự báo, thận trọng và khéo léo, ngoại hình và cử chỉ chuyên nghiệp

• Tầm quan trọng của việc giới thiệu

• Tự giới thiệu

• Cách giới thiệu người khác

• Tiếp khách đến thăm công ty

• Mục đích rõ ràng—xác định rõ mục tiêu trong đầu

• Quản lý lịch làm việc, đặc biệt là phần cuối

• Xử lý lịch sự những câu hỏi thăm dò về thông tin nội bộ công ty

• Xử lý những chậm trễ và gián đoạn trong lịch trình làm việc

• Sử dụng hiệu quả thời gian đến tham quan các công ty khác

• Lên kế hoạch từ trước, nghiên cứu công ty và có một mục tiêu hợp lý

• Biết bạn sẽ tiếp xúc với ai, ai làm việc cho ai, xác định người ra quyết định

• Tiếp nhận thông tin hữu ích mà không thô lỗ

• Tóm tắt các bước hành động và các bước tiếp theo

Ngày 2

• Hiểu những loại giao tiếp khác nhau

• Thắc mắc và trả lời

• Truyền thông tin

• Yêu cầu hành động

• Tiếp tục giữ liên lạc

• Lập biên bản thảo luận và đưa ra lời cảnh cáo

• Đàm phán và đề nghị

• Khi nào thì dùng e-mail, thư, điện thoại hay đích thân đến gặp

• Tại sao văn bản đang dần dần thay thế thư thoại, và e-mail thay thế thư

• Lập E-mail và quản lý tài khoản

• Xử lý câu trả lời: Khoảng thời gian

• Viết và định dạng e-mail hiệu quả

• Phải làm gì với những thông điệp giận dữ

• Khi nào cần viết một lá thư

• Mẫu thư kinh doanh quốc tế

• Cách viết thư để giữ liên lạc

• Khi nào phải đổi kênh liên lạc

Ngày 3

• Tổ chức cuộc họp hiệu quả

• Tại sao mọi người ghét họp: Lãng phí thời gian

• Tần suất họp và ai nên tham dự cuộc họp

• Lập kế hoạch

• Trách nhiệm của người chủ tọa phiên họp

• Bố trí nhân sự cho ủy ban—vai trò của cấp dưới

• Thuyết trình hiệu quả bằng PowerPoint

• Diễn thuyết nhằm mục đích thuyết phục và cung cấp thông tin

• Truyền đạt các con số

• Sử dụng ảnh đồ họa và ảnh động PowerPoint

• Xử lý các câu hỏi và những trường hợp bị chen ngang

• Nguyên tắc đặc biệt dành cho những dự án nhóm

Ngày 4

• Khi có trục trặc: Thông báo thông tin xấu.

• Đúng lúc và rõ ràng

• Truyền đạt những kế hoạch hành động khả thi

• Quản lý sếp của bạn—làm việc trực tiếp với đối tác phương Tây

• Phong cánh giao tiếp thích hợp: Kênh, chủ đề, tần số

• Cách sếp của bạn giải quyết vấn đề

• Tự quảng bá bản thân trong công việc

• Xử lý xung đột tại nơi làm việc

• Xử lý các xung đột tính cách

• Xác định mục tiêu chung

• Tạo tác phong chuyên nghiệp và “điềm tĩnh”

• Cân bằng ngày làm việc

• Cách làm việc hiệu quả hơn: Phải làm gì, không được làm gì

• Xử lý các tình huống khi đồng nghiệp và gia đình làm gián đoạn công việc

Ngày 5

• Thể hiện chính mình: Chuẩn bị trang phục công sở ở nhà và khi đi du lịch

• Tuân thủ các chuẩn mực, nhưng vẫn có phong cách riêng

• Dần dần xây dựng một tủ quần áo công sở

• Mặc gì cho những sự kiện kinh doanh khác nhau

• Sự kiện xã hội: Loại và mục đích

• Là một người khách hoàn hảo

• Vượt qua nỗi lo sợ về việc dùng bữa với người lạ

• Khi bạn là chủ tiệc: Đi đâu, đặt chỗ và thanh toán bằng cách nào

• Cách vừa ăn vừa nói chuyện

• Cách uống rượu và nâng ly chúc mừng

• Đàm thoại xã hội:

• Cách bắt chuyện, bao gồm bắt chuyện với tất cả mọi người

• Các chủ đề có thể được chấp nhận và những điều cần tránh

• Cách tách khỏi cuộc trò chuyện

• Tặng quà

• Tặng quà và tránh hối lộ

• Nhận và mở quà, cảm ơn

• Lập kế hoạch nâng cao nghề nghiệp

• Đánh giá—sơ yếu lý lịch của bạn

• Có một kế hoạch hành động: Giáo dục, xung phong tham gia đề án

• Đào tạo cho nhân viên và nâng cao nghề nghiệp của mình

Phương pháp giảng dạy:

Chúng ta sẽ nghiên cứu cẩn thẩn từng chủ đề sử dụng các bài giảng có hỗ trợ bằng PowerPoint được dịch sang tiếng Việt. Sau mỗi buổi học, chúng ta sẽ ứng dụng những kỹ thuật này vào các tình huống kinh doanh trong lớp thông quan thảo luận nhóm. Chúng ta sẽ có phần Đặt câu hỏi & Trả lời để thảo luận các chủ đề này phù hợp trong công ty của bạn như thế nào.