Khoá học này sẽ mang đến cho các cấp quản trị hộp công cụ quản lý thời gian để chẩn đoán, sửa đổi tình trạng kém hiệu quả trong tổ chức, thiết kế một giải pháp riêng hữu hiệu, phù hợp nhằm tăng cường hiệu quả sử dụng nguồn lực và giải phóng lợi nhuận tiềm năng của công ty.

Những Đột Phá Trong Quản Lý Thời Gian

Và Tăng Cường Hiệu Quả Sử dụng Nguồn lực

GS. Loek Hopstaken

Đại Học Khoa Học Ứng Dụng Wittenborg

Ngày: 25/04 - 29/04/2011

Giờ: 08:30-12:00

GIỚI THIỆU  

1. Hiện tượng lãng phí làm giảm suất sinh lời của tổ chức

Nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp cảm thấy còn nhiều lợi nhuận tiềm ẩn chưa được khai thác trong tổ chức của họ, nhưng lại thiếu kiến thức chuyên môn để đối phó với vấn đề này.

Tại sao những doanh nghiệp khác thu được nhiều lợi nhuận hơn bạn?

1. Họ hiểu rõ quy luật cung cầu.
2. Họ biết cách giải quyết những vấn đề về tài chính và con người.
   Mọi doanh nhân đều biết điều này. Nhưng còn 1 nhân tố nữa thường bị bỏ qua:
3. Các công ty này biết cách kiểm soát việc sử dụng thời gian và công sức của mình.
   Thời gian và công sức = tiền bạc.
   Những doanh nhân này thành công trong việc:
4. Kiểm soát việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực của công ty và
5. Quản lý thời gian thực hiện công việc và dự án.

Lợi nhuận tiềm ẩn của công ty bạn

Trong môi trường làm việc bình thường, khoảng 30-40% trong tổng chi phí đang bị lãng phí. Bằng cách nào?

Vì các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường tưởng rằng họ đã kiểm soát được việc sử dụng thời gian và công sức của tổ chức nên họ không nhận thức được tình trạng lãng phí hàng ngày này. Nói cách khác, họ không hiểu rõ nguồn gốc phát sinh tình trạng kém hiệu quả trong chính tổ chức của họ, chẳng hạn như:

• Việc bố trí nguồn nhân lực một cách không hiệu quả
• Hệ thống truyền thông chậm chạp và bị gãy vỡ
• Quản lý đội nhóm và dự án không thành công
• Các quy trình thủ tục không hiệu quả.

Sự kém hiệu quả có nghĩa là lợi nhuận tiềm năng của tổ chức không được phát huy. Nhiều công ty không nhận ra lợi nhuận tiềm ẩn của mình.

Thiệt hại của việc hoạt động không hiệu quả là gì?

Giả sử chi phí trung bình của một nhân viên là 5 USD/giờ, nhưng mỗi ngày lãng phí 1 giờ:

• Một giờ x một nhân viên                                             = thiệt hại 5 USD mỗi ngày
• 5 ngày x thiệt hại mỗi ngày                                         = thiệt hại 25 USD mỗi tuần
• 50 x thiệt hại mỗi tuần                                                = thiệt hại 2.500 USD mỗi năm
• Số lượng nhân viên x thiệt hại mỗi năm = tổng giá trị thiệt hại mỗi năm = ………….. USD

Với 20 nhân viên, thiệt  hại của việc hoạt động không hiệu quả lên đến 50.000 USD mỗi năm!

Bây giờ bạn hãy tự tính toán thiệt hại của chính tổ chức mình.

Bạn đã tính xong chưa? Bây giờ, giả sử bạn có thể giảm tình trạng kém hiệu quả của công ty được  50%, bạn chuyển lợi nhuận tiềm năng thành lợi nhuận thực tế!

Trong công ty của bạn, có thể có đến 60 (sáu mươi) yếu tố gây phát sinh tình trạng kém hiệu quả có thể xác định được.

Câu hỏi: Chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn không xác định và loại bỏ được những yếu tố gây phát sinh tình trạng kém hiệu quả này?

Để kiểm soát tình trạng lãng phí thời gian và công sức của tổ chức, một tổ gồm các cán bộ quản lý và nhân viên biết rõ về cách thức tổ chức của công ty nên được đào tạo để biết cách

• Tìm ra những nguồn gốc thật sự gây phát sinh tình trạng kém hiệu quả trong công ty, và
• Loại bỏ những nguồn gốc này

Khóa học Những đột phá trong quản lý thời gian và tăng cường hiệu quả sử dụng các nguồn lực sẽ đem đến cho bạn hộp công cụ chẩn đoán và sửa đổi tình trạng kém hiệu quả trong tổ chức của bạn và giải phóng lợi nhận tiềm năng.

Khi bạn ứng dụng Hộp Công Cụ Quản Lý Thời Gian & Tăng Cường Hiệu Quả Sử dụng Nguồn lực, bạn sẽ phát hiện ra tiềm năng lợi nhuận chưa được phát huy của tổ chức. Trong hầu hết công ty, có khoảng từ 25 đến 35 nguồn gốc phát sinh tình trạng kém hiệu quả gây ra hiện tượng lãng phí thời gian và công sức hàng ngày.

Sau khóa học này, bạn sẽ có thể xác định những nguồn gốc phát sinh trình trạng kém hiệu quả trong tổ chức của bạn nói chung và công việc của bạn nói riêng. Xác định được những nguồn gốc này cho phép bạn thiết kế một giải pháp phù hợp riêng cho tổ chức.

Vì vậy ROTI của khóa học này chủ yếu phụ thuộc vào việc bạn ứng dụng những công cụ được cung cấp trong khóa học này và việc tiến hành các sửa đổi có hiệu quả.

MỤC TIÊU KHÓA HỌC

Đào tạo các chuyên gia sử dụng thành thạo Hộp Công Cụ Quản Lý Thời Gian & Tăng Cường Hiệu Quả Sử dụng Nguồn lực để họ có thể giải phóng lợi nhuận tiềm năng của công ty.

CEO, Cán bộ quản lý cấp cao, Giám đốc/Quản lý tài chính, Giám đốc/Quản lý nhân sự, Giám đốc/Quản lý hoạt động

LỊCH HỌC

Ngày 1: Quản lý và phân tích hoạt động kiểm soát

• Công thức làm nền tảng cho hoạt động kiểm soát của tổ chức
• Việc sửa đổi vội vàng có thể gây ra tình trạng kém hiệu quả lâu dài như thế nào?
• Làm cách nào để tổ chức của bạn không trở thành một cổ máy xử lý công việc giấy tờ
• Thiệt hại THẬT SỰ của tình trạng lãng phí trong tổ chức
• Tự đánh giá: danh sách 20 yếu tố đầu tiên gây phát sinh tình trạng kém hiệu quả
• Cách khắc phục

• Phương pháp tăng cường hiệu quả truyền thông
• Cách cải thiện hiệu quả làm việc của cá nhân
• Cách nhận ra những dữ liệu và thông tin có giá trị và không có giá trị
• Các vấn đề về Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng
• Tự đánh giá: danh sách 20 yếu tố gây phát sinh tình trạng kém hiệu quả tiếp theo
• Cách khắc phục

Ngày 3: Tổ chức & Hiệu quả

• Hiệu quả hoạt động của tổ chức là gì?
• Cách thiết kế một quy trình hoạt động nhanh chóng và suôn sẻ
• Tự đánh giá: danh sách 20 yếu tố gây phát sinh tình trạng kém hiệu quả tiếp theo
• Cách khắc phục

Ngày 4: Thiệt hại do tình trạng kém hiệu quả và quản lý thời gian không đúng cách

• Thiết lập & vận hành một Dự Án Cải Thiện Hiệu Quả Sử dụng Nguồn lực
• Chọn lựa và bổ nhiệm người chịu trách nhiệm quản lý hiệu quả sử dụng nguồn lực
• Cách giải quyết những công việc giấy tờ bắt buộc
• Cách thiết lập liên kết giữa Bộ phận quản lý nhân sự - Quản lý chất lượng toàn diện
• Cách tích hợp các phương pháp đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực thông thường vào Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng
• Sự minh bạch là một phương tiện ngăn chặn tình trạng lãng phí thời gian và công sức

Ngày 5: Quản lý thời gian

• Các đường truyền thông nội bộ
• Cách quản lý kế hoạch và kiểm soát cuộc sống của bạn
• Cách lôi kéo & hướng dẫn nhân viên tham gia vào công tác quản lý thời gian và hiệu quả sử dụng nguồn lực
• Quản lý hệ thống máy vi tính
• Lưu trữ, tiếp cận và an toàn thông tin
• Quản lý thời gian cuộc họp

GIỚI THIỆU GIẢNG VIÊN

Trước khi được phong học hàm Giáo Sư (Đại Học Khoa Học Ứng Dụng Wittenborg, Hà Lan), GS. Loek Hopstaken (sinh năm 1951) đã làm việc 17 năm với vai trò chuyên viên và cán bộ quản lý trong ngành ngân hàng (Postbank, ING Bank). Chuyên môn của giáo sự là Nhân sự & Tổ chức, Quan hệ công chúng và Quản lý chất lượng. Sau khi  rời ngân hàng, ông tiếp tục sự nghiệp đào tạo và tư vấn kinh doanh cho nhiều công ty và tổ chức khác nhau, từ công ty dịch vụ đến công ty sản xuất, từ quy mô nhỏ và vừa (SME) đến các công ty quốc gia và đa quốc gia. Trong thời gian đó, ông còn điều hành câu lạc bộ doanh nghiệp của mình trong 5 năm, xuất bản nhiều bài báo và tiến hành nhiều hội thảo chuyên đề. Vào năm 2001, ông hoàn thành khóa đào tạo Chuyên viên hòa giải.

Vào năm 2003, ông được mời làm Giảng viên và Giáo sư thỉnh giảng tại một trường kinh doanh quốc tế tại Hà Lan nơi ông giảng dạy môn Truyền thông, Chiến lược, Thiết kế & Phát triển Tổ chức chủ yếu dành cho các học viên IBA và MBA đến từ các nước Châu Á. Từ năm 2005, ông điều hành chương trình hội cựu sinh viên của trường. Hoạt động này thôi thúc ông quyết định chuyển đến Việt Nam (2008), trong khi vẫn tiếp tục phục vụ các khách hàng Hà lan và duy trì vị trí Giảng viên vả Giáo sư thỉnh giảng tại Đại Học Wittenborg.